会议上，主管要求大家报告工作进度，业务美麦打头阵：我的工作进度是……因为客户还要再考虑，内部也要开会讨论，所以我还要关注。对方说我们有些产品他目前可能不一定用得到，所以我还在想可以推荐哪些产品组合。还有就是我在跟客户讨论的时候，有提到产品好像不是那么完整，所以我也想找公司其他部门给我们一些数据，让我们有更好的素材提供给客户。
美麦讲完，全场鸦雀无声，没有人知道她的工作进度，也不清楚遇到什么问题、需要哪些部门支持。面对一连串模糊的说明，大家不知如何回应，只能抛出更多疑问，为了厘清现状，再提供可能的协助，因而延长整个开会时间。
上述的场景你也许不陌生，或者你自己也是这样报告。而这正是导致会议冗长、没效率的原因。
报告以3要点为上限，说明要举具体实例
根据美国北卡罗莱纳大学夏洛特校区（university of north carolina charlotte）教授史帝文．罗吉伯格（steven rogelberg）研究指出，高端主管平均每周花23小时在会议上，其中有8小时是没有效益的。
会议发言3不：论点过多、太多术语、不理听众
如何减少无效会议？ 《牛津人的30堂独立思考与精准表达课》作者冈田昭人建议，可运用prep法：先说结论（point），接着说明原因（reason），再举具体实例（example），最后稍微改变说词再做一次结论（point）。
比方说，“这部计算功能带给你更多时间。（结论）”“因为它内置崭新的自动翻译设备。（原因）”“在计算机自动翻译时，你就能用这段时间吃饭、看电影或做任何喜欢的事。（举例）”“由此可知，这部计算功能让你拥有更多自由运用的时间。（结论）”
另一个原则是，提前准备资料，列点式报告。报告工作进度不是流水帐，没有人有兴趣听你的工作过程，大家更想知道的是你“目前成果”“遇到困难”“需要哪些支持或协助”等等。
会议报告最好精简成3要点和面向说明，协助听众快速理解。以美麦为例，如果她换成要点式报告，大家就能立刻清楚她的进度与需求。
目前的工作进度，我从客户、产品、资源3面向说明。
平日一分钟练习、扩张词汇，提升发言流畅度
会议报告可以靠事前准备，大部分的人最害怕的应该是临时被点名询问意见。
为了避免征询意见变成发散讨论，遇提问别急着回答，应先思考：对方担心的、最想知道的是什么？定位好问题，再架构出回答结构：先决定结论，接着思考3点理由，最后提出至少一个具体事例。
平常也可以练习将抽象思考转化成语言，让自己能快速针对一个议题做出回应。例如锁定一个主题，练习在一分钟内开口说话，不必是有条有理的句子，单词也可以，接着再将练习时间拉长至3分钟、5分钟……。
比方说，主题为“教育”，计时开始：“小孩、学校、霸凌、问题……”将时间陆续延长为3分钟、5分钟，在时限内将脑海中浮现的词汇连续不断地说出口，像是“学校教育中的学童霸凌问题越来越严重……”。练习时就算表达错误也没关系，反复练习，词汇的选择或使用都会越来越进步。